Gasten
Contactendatabase, CSV-import, evenementuitnodigingen
De pagina Gasten is uw contactendatabase. Gasten zijn personen die u kunt uitnodigen voor evenementen. Ze staan los van Community-leden (kopers die tickets hebben gekocht).
Gastenlijst
De tabel toont al uw contacten:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Naam | Volledige naam met avatar (initialen) |
| Contact e-mailadres | |
| Telefoon | Telefoonnummer (of "-" indien niet ingesteld) |
| Bedrijf | Bedrijfsnaam (of "-" indien niet ingesteld) |
| Evenementen | Aantal evenementen waarvoor deze gast is uitgenodigd |
| Acties | Bewerken, uitnodigen en verwijderen knoppen |
Klik op een rij om het volledige profiel van de gast te bekijken.
Rijacties
- Versturen icoon - Opent het uitnodigen-voor-evenement venster voor deze specifieke gast
- Bewerken icoon - Opent het bewerkingsformulier met huidige waarden
- Verwijderen icoon - Verwijdert de gast (vraagt om bevestiging)
Een gast toevoegen
Klik op + Gast toevoegen om het formulier te openen.
| Veld | Type | Vereist | Standaard | Beschrijving |
|---|---|---|---|---|
| Naam | Tekst | Ja | - | Volledige naam van het contact |
| Ja | - | Moet een geldig e-mailadres zijn. Moet uniek zijn onder alle gasten | ||
| Telefoon | Tekst | Nee | - | Telefoonnummer (elk formaat) |
| Bedrijf | Tekst | Nee | - | Bedrijfs- of organisatienaam |
| Notities | Tekstvak | Nee | - | Interne notities (niet zichtbaar voor de gast) |
| Taal | Dropdown | Nee | Engels | Voorkeurstaal voor uitnodigingsmails. Opties: Engels, Frans |
Validatie:
- Naam is verplicht
- E-mail moet geldig en uniek zijn (dubbele e-mailadressen worden geweigerd met "E-mailadres bestaat al")
Een gast bewerken
Klik op het bewerkingsicoon op een gastrij, of klik op Bewerken in het gastdetailvenster. Hetzelfde formulier opent met de huidige waarden vooraf ingevuld.
Gastdetails
Klik op een gastrij om het detailvenster te openen.
Profielsectie
- Grote avatar met initialen
- Volledige naam (vet)
- Bewerken knop
Detailraster
Toont alle niet-lege velden: telefoon, bedrijf, notities, taal.
Evenementgeschiedenis
Een tabel met elk evenement waarvoor deze gast is uitgenodigd:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Evenementnaam | Naam van het evenement |
| Datum | Evenementdatum |
| Tickettype | Welk tickettype werd aangeboden |
| Status | RSVP-status (In afwachting, Uitgenodigd, Geaccepteerd, Geweigerd) |
Als de gast nooit is uitgenodigd, wordt het bericht "Deze gast is nog niet voor een evenement uitgenodigd." getoond.
Gasten importeren via CSV
Klik op de knop CSV importeren (uploadicoon) om contacten in bulk te importeren.
CSV-formaat
Het CSV-bestand moet kolommen hebben die overeenkomen met de gastvelden. De eerste rij moet kopteksten bevatten:
name,email,phone,company
Alice Smith,alice@example.com,+32123456789,Acme Corp
Bob Johnson,bob@example.com,,
Vereiste kolommen: name, email. Alle andere kolommen zijn optioneel.
Importproces
- Sleep uw CSV-bestand naar het uploadgebied, of klik om een bestand te selecteren
- Het bestand wordt direct geupload en verwerkt
- Bij succes ziet u:
- "X gast(en) succesvol geimporteerd"
- "Y rij(en) overgeslagen (duplicaten of ongeldig)" als er rijen zijn overgeslagen
- Sluit het venster om de bijgewerkte gastenlijst te zien
Opmerking: Gasten met dubbele e-mailadressen worden overgeslagen, niet overschreven.
Gasten in bulk uitnodigen voor een evenement
U kunt meerdere gasten tegelijk uitnodigen vanuit de gastenlijst.
Vanuit de pagina Gasten
- Selecteer gasten met de selectievakjes (of gebruik het selectievakje in de koptekst om alles te selecteren)
- Een balk verschijnt met "X geselecteerd"
- Klik op Uitnodigen voor evenement
| Veld | Type | Vereist | Beschrijving |
|---|---|---|---|
| Evenement | Dropdown | Ja | Alleen gepubliceerde evenementen worden getoond |
| Tickettype | Dropdown | Ja | Beschikbare tickettypes voor het geselecteerde evenement. Toont naam en prijs |
| Aantal | Nummer | Ja (standaard: 1) | Aantal tickets om elke gast aan te bieden |
Na het indienen:
- Een succesbericht toont hoeveel gasten zijn uitgenodigd
- Gasten die al voor hetzelfde evenement zijn uitgenodigd worden overgeslagen
- Uitgenodigde gasten verschijnen in de Gasten tab van het evenement met de status "In afwachting"
Vanuit de evenementdetailpagina
U kunt gasten ook uitnodigen vanuit de Gasten tab van het evenement met de knop + Uitnodigen voor evenement. Dit werkt op dezelfde manier, maar het evenement is al voorgeselecteerd.
Uitnodigingsworkflow
De volledige uitnodigingsflow van begin tot eind:
- Voeg contacten toe aan uw gastendatabase (handmatig of via CSV)
- Nodig uit voor evenement door gasten te selecteren en een evenement + tickettype te kiezen
- Verstuur uitnodigingen vanuit de Gasten tab van het evenement (selecteer gasten, klik op Uitnodigingen versturen)
- Gasten ontvangen een e-mail met een unieke RSVP-link
- De gast klikt op de link en ziet evenementdetails, aangeboden tickets en een aantalkiezer
- De gast accepteert (tickets worden gegenereerd, de gast wordt automatisch ingelogd) of weigert
- U ziet de bijgewerkte status in de Gasten tab van het evenement
Opnieuw versturen: Klik op het verzendicoon op een gastrij in de Gasten tab van het evenement om de uitnodigingsmail opnieuw te versturen. Er wordt een nieuw token gegenereerd (de oude link werkt niet meer).